HLRnet.com: Technologie: Excel tips

Excel tips

• Als je bij het intikken van je gegevens de inhoud van de cel naar rechts ziet verspringen (als ze rechts zijn uitgelijnd zonder dat je daar zelf om gevraagd hebt), is het een getal en kan je ermee rekenen. Als de inhoud van de cel links is uitgelijnd is het geen getal en kan je er niet mee rekenen.
• Excel behandelt het punt op numeriek klavier als het numeriek teken dat je hebt ingesteld in Configuratiescherm. Wil je écht een punt? Gebruik dan shift+;
• Gebruik Window, Freeze Panes (Venster, Titels blokkeren) om de kolom- en rijkoppen blijvend zichtbaar te houden bij het scrollen.
• Je kan inzoomen en uitzoomen met ctrl+scrollen met muiswiel.
• Je kan er ook voor kiezen om het venster te splitsen. Je vindt daarvoor een horizontale splitter rechtsboven en een verticlae splitter linksbeneden.
  
• Grosso modo zijn er drie soorten grafieken:
  • cirkeldiagrammen (de samenstelling van een eenheid)
  • lijndiagrammen (de evolutie van hetzelfde gegeven over een bepaalde periode)
  • staafdiagram/kolomdiagram om andere gegevens met elkaar te vergelijken
  • Zeer interessant zijn spreidingsdiagrammen. Je gebruikt een spreidingsdiagram voor iets wat een lijndiagram had moeten zijn, maar waarvoor de gegevens niet volledig zijn. Excel interpoleert om de ontbrekende gegevens in te vullen.
• De beste bestandsindeling om bestanden naar Excel te porteren of van Excel naar een ander programma, is CSV (comma separated values).
  • Om zo'n bestand aan te maken in Excel, doe je Bestand, Opslaan als, Bestandsindeling: CSV.
  • Om zo'n bestand te openen in Excel, kan je er gewoon op dubbelklikken. Loopt het mis? Dan verslikt Windows zich in het lijsstscheidingsteken. Probeer dan een van de volgende.
  • Open het bestand in Notepad (Kladblok) en vervang alle "," door ";" (of omgekeerd) doior gebruik te maken van de functietoets Ctrl+H. Sla op en sluit Notepad af. Dubbelklik nu opnieuw op het CSV bestand.
  • Of in Excel: Data, Import External Data, Import Data, kies het CSV bestand.
• Als Excel met tijden of data werkt, gaat het programma er van uit dat het resultaat een tijd of datum is. Is dat niet wat je wil? Met Opmaak, Celeigenschappen kan je ervoor kiezen om het resultaat als getal weer te geven. In dat geval is de eenheid een dag (1 = 1 dag of 24 uur).
• Als je rekent met tijden of data, verwacht Excel over het algemeen dat het resultaat een tijd of datum is. Is het resultaat van de bewerking iets dat je niet verwacht, ga dan eens kijken bij Celeigenschappen. General (Standaard) is een goede kandidaat.
  
• Vermijd in de mate van het mogelijke om af te ronden via celeigenschappen, aantal decimalen. Je kan een grote desillusie oplopen als een getal dat dat daar staat, blijkt niet het getal te zijn dat je ziet staan. Gebruik liever de functie INTEGER, en tel 0.5 bij als je een 5/4 afronding wil.
• Bijzondere aandacht verdient de procent notatie: die vermenigvuldt de weergegeven waarde met 100 en voegt een % bij.
• Ook bij celeigenschappen kan je instellen hoe tekst zich moet gedragen. Je kan tekst laten doorlopen, tekst draaien enz.
  
• Je kan formules zichtbaar maken en afdrukken. Extra, Opties, Weergave, Formules.
• Als een pagina niet alle informatie bevat bij het afdrukken, kan je in Afdrukvoorbeeld instellen of de pagina ingezoomd moet worden.
• Nood aan een box-plot? Kijk eens hier.
• Zie ook: mijn Excel pagina