HLRnet.com: Technologie: Word tips

Word tips

• Bang van Office 2007? Wel, Office 2007 ziet er inderdaad helemaal anders uit. Maarals je watervrees hebt, denk aan het volgende:
  • Ken je functietoetsen: Ctrl+O voor het openen, Ctrl+P voor het afdrukken enz.
  • Op de Quick Access Toolbar kan je iconen plaatsen van de opdrachten die je veel gebruikt.
  • Niet gevonden? Rechtsklik eens.
  • Zorg dat je weet waar tekstverwerking over gaat.
• Doet Word raar? Dat ligt waarschijnlijk aan de autocorrectie-opties. Je vindt die onder Extra, Autocorrectie.
  
  
• Je vindt daar een aantal dingen die nuttig kunnen zijn
  • veel gemaakte tikfouten (maar let op als je in een Nederlandstalige Word een Franse tekst correct wil intikken);
  • symbolen;
  • cAPS lOCK correctie.
• De volgende aspecten vind ik storend:
  • hoofdletters na een punt (wat problemen geeft bij afkortingen) of bij het begin van een cel;
  • automatische opmaak van genummerde of ongenummerde lijsten;
  • het vervangen van breuken door breuksymbolen (want er bestaan geen symbolen voor alle breuken)
  • netwerk- en internetpaden vervangen door hyperlinks.
• Gebruik je dikwijls dezelfde tekst, al dan niet met opmaak en/of illustraties? Denk dan aan een autotekst.
  • Tik je tekst in en maak op zoals gewenst.
  • Selecteer de tekst en druk op Alt+F3. Geef een naam die je kan herinneren. Het Autotekstfragment is nu gemaakt.
  • Om die tekst terug op te roepen, tik je de naam van het Autoteksfragment in en drukt op F3.
• Gebruik geen enters om naar de volgende pagina te gaan, maar een pagina-einde (Ctrl+enter).
• Gebruik geen tabs en spaties om "tekst op zijn plaats te krijgen"
  • Als je tekst wil centreren, gebruik Ctrl+E.
  • Als je je tekst hangend wil laten inspringen, doe dat als volgt: cijfer of letter voor de eerste regel, tab, Ctrl+T.
  • Twee tabs, spaties of enters na elkaar duiden op mogelijke problemen. Drie na elkaar is om problemen vragen...
  • Geen twee of meer spaties. Je zoekt waarschijnlijk een tab.
  • Geen twee of meer tabs. Je zoekt waarschijnlijk een tabel.
  • Geen twee of meer enters. Je zoekt waarschijnlijk een harde pagina (ctr+enter) of de "afstand na" in Opmaak, Alinea.
  • Je kan aan Word vragen om tekst samen te houden. Opmaak, Alinea, Tekstdoorloop.
  • Als je een nieuwe pagina wil, gebruik dan Ctrl+Enter.
  • Druk op de knop met het ¶ symbool (of druk op Ctrl+8): je krijgt nu niet-afdrukbare tekens als spaties, tabs en enters te zien.
• Als je een tabel gebruikt om lijsten van elementen voor te stellen, zorg er dan voor dat de verticale uitlijning op TOP staat. Op die manier staat het begin van de gegevens telkens op dezelfde hoogte.
• Als de tabel groot is, maak de eerste rij op als kolomkop (selecteren, rechtsklikken, eigenschappen).
• Je kan eenvoudig een rij toevoegen aan een tabel door op TAB te drukken als je in de laatste cel staat.
• Houd de opmaak sober en consequent.
• Gebruik indien mogelijk opmaakprofielen.
• Als je tekst uitvult, zorg dan voor woordafbreking. Zoniet verschijnen er in de tekst onaangenaam lange blanco's.
• Gebruik tabellen om illustraties en tekst samen te houden. Eén rij met twee kolommen om tekst naast een illustratie te krijgen, één kolom met twee rijen om tekst onder een tekening te houden.
• Als je de rand rond de tabel wil wegkrijgen, selecteer de tabel en verwijder de rand via Opmaak, Randen en arceringen, Geen.
• Je kan Word laten zoeken naar speciale tekens (Ctrl+F), en zelfs die speciale tekens laten vervangen (Ctrl+H). Bijvoorbeeld:
  • ^l - een regeleinde (shift+enter)
  • ^p - een paragraaf (enter)
  • ^t - een tab
• Wil je tekst op een bepaalde plaats vastzetten? Wil je tekst op een niet "natuurlijk" manier laten doorlopen? Waarschijnlijk ben je dan op zoek naar tekstvakken. Als je van die tekstvakken frames maakt, kan je ze ook verticaal positioneren.
• Wil je graag fiches maken? Maak dan etiketten. Je hebt de keuze tussen verschillende afmetingen. Je kan zelfs zeer eenvoudig recto-verso fiches maken: kopieer de tabel die Word zal aanmaken en plak ze achteraan het document. Selecteer daarna de eerste tabel en maak de randen op zoals je wil. Je kan nu de fiches invullen, en recto-verso afdrukken of kopiëren.
• Je kan inzoomen en uitzoomen met ctrl+scrollen met muiswiel.
• Als je Word gebruikt om een lange tekst te maken:
  • Zorg voor een eenvormige opmaak. De makkelijkste manier is gebruik te maken van opmaakprofielen.
  • Als je opmaakprofielen (Kop1, kop2 enz) gebruikt, kan je Word een inhoudstafel laten genereren.
  • Misschien overweeg je om je document op te delen in deeldocumenten. Zorg er dan in elk geval voor dat je op het einde één enkel document hebt met alle tekst in, én de inhoudstafel. In één groot document kan de paginering doorlopen en kan je nagaan of de opmaak ongeveer eenvormig is, maar in deeldocumenten kan dat niet. En als de inhoudstafel niet staat in hetzelfde document als de tekst zelf, is het compleet onmogelijk om na te gaan of de inhoudstafel volledig is en correct.
    Je kan desnoods een master-document maken, maar dat is niet zo eenvoudig en wordt over het algemeen afgeraden omdat je ernstige problemen kan krijgen.
  • Je kan tabellen en figuren (of andere elementen) automatisch laten oplijsten door Word. Maajk een apart opmaakprofiel voor de bijschrijften (bv. tabelbijschrift, figuurbijschrift), maak de bijschriften met die profielen op en vraag aan Word om te indexeren.
  • Als je een bibliografie maakt, is het de bedoeling dat de lezer kan nalezen wat je uit welke bron gehaald hebt. Voorzie dus ook paginanummers en voor webpagina's, volledige adressen.
  • Je kan het Word venster splitsen door de separator rechtsboven naar beneden te slepen. Op die manier kan je twee plaatsen tegelijk bekijken. Heel handig om stukken tekst van de ene naar de andere locatie te verplaatsen (via knippen en plakken).
    
• Als je Word gebruikt om invuloefeningen voor klasgebruik te maken:
  • Maak een autotekst met het blanco dat je gebruikt. De blanco's zullen dan altijd even groot zijn.
  • Plaats je oplossingen in de oefening als verborgen tekst (ctrl+shift+H) en cursief (ctrl+I) . Je kan afdrukken zonder verborgen tekst (de opgave) en metd e verborgen tekst (de oplossing). Als je die sleutel wil uitdelen in de klas, is het een goed idee om eerst alle blanco's in de opgave te vervangen door niets met ctrl+H. Het resultaat is een opgaveblad zonder de blanco's waarin de oplossingen cursief staan afgedrukt. Sla daarna je document na het vervangen van de blanco's wel niet op.
• Als je Word gebruikt om matching-oefeningen voor klasgebruik te maken:
  • Voorzie vier kolommen: één voor cijfers (1-...), één voor de eerste reeks, één voor letters (a-...), één voor de tweede reeks. Bij de verbetering van de matching-oefening kan je makkelijk de combinaties meegeven (1-e, 2-c enz.).
  • Je kan een kolom apart sorteren in ene tabel. Selecteer die kolom (klik bovenaan als er een zwarte pijl verschijnt). Tabel, Sorteren. In de opties kan je aanduiden dat je wil dat alleen die kolom wordt gesorteerd.
    
• Als je een TAB wil plaatsen binnen een cel (in een tabel), gebruik dan Ctrl+Tab. Tab neemt je immers naar de volgende cel.
• Wil je een CD label maken in Word? Maak een tekstvak van 12 op 12 cm. Of twee, want die passen samen net op een A4 blad.
• Je dubbelklikt op een Word document en Word zegt dat het dat bestand niet kan openen.
  • Als het bestand is toegekomen via e-mail, vraag een nieuwe kopie aan de afzender.
  • Nog niets? Installeer OpenOffice. De kans is groot dat OpenOffice dat Word bestand zonder meer kan openen.
• Wil je een PDF bestand maken vanuit Word?
  • Download en installeer PDF Creator.
  • Je krijgt een bijkomend icoon van een printer. Als je afdrukt op die printer wordt er niet afgedrukt op papier, maar gaat PDF Creator je vragen waar je het PDF bestand wil opslaan.
  • Let op: PDF Creator is (nog) niet compatible met Windows Vista. Onder Vista kan je Cute PDF gebruiken. Voor Office 2007 kan je een gratis add-in downloaden van op de Microsoft site waarbij je rechtstreeks kan opslaan in PDF formaat.
• Heb je een PDF bestand en wil je dat in Word openen?
  • Je kan in Acrobat Reader tekst selecteren in het PDF bestand, en die tekst kopiëren om elders (bv. in Word) te plakken. Als dat niet gaat, is het misschien een illustratie in plaats van een tekst, of heeft de auteur misschien beslist dat de tekst niet mag gekopieerd worden.
  • Als je zelf eigenaar bent van het bestand of je weet heel zeker dat het in orde is met auteursrechten, kan je het volgende doen:
    • Check of je bij de printers een icoon vindt voor Microsoft Office Document Imaging. Als je die niet hebt, voer de installatie van Office opnieuw uit en installker die printer.
      
    • Als je afdrukt op die printer, wordt er een MDI bestand aangemaakt. Sla dat bestand ergens op. Dat document opent in Microsoft Office Document Image Writer. Kies daar voor Tools, Send to Word.
• Zie ook: mijn Word pagina / Word opmaakprofielen en sjablonen